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NP – No Paper

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Serviço intitulado NoPaper, visa eliminar e substituir a entrega de documentos em papel por um exemplar único em suporte digital, numa lógica de reforço da sustentabilidade, eficiência, transparência e racionalização dos serviços público de suporte ao cidadão, se perspetivando um impacto muito positivo no funcionamento interno e na relação de proximidade com os cidadãos.

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Descrição

NOPAPER

A desmaterialização de processos no contexto autárquico passa por uma visão end-to-end, na qual a tecnologia e os processos humanos se articulam em prol da eficiência, da transparência e da melhoria contínua. Nesse sentido, se a tecnologia representa um meio fundamental para atingir esse fim, os processos humanos desempenham um papel crítico no sucesso deste trajeto de modernização autárquica. É neste contexto que se enquadra, fornecendo produtos e serviços que garantam não só o fornecimento de tecnologia mas, também, de meios que garantam o sucesso na reengenharia de processos, na restruturação organizacional e na reorganização de processos autárquicos.

A implementação de soluções de desmaterialização de processos implica a previsão e estudo profundo de processos existentes e das ações dos atores (intervenientes) internos e externos, propondo-se soluções adequadas às necessidades identificadas, como o Nopaper vencedor do Prémio SmartProject para SmartCities em 2015.

Organização da instrução do pedido:

  • Os requerentes e técnicos externos que trabalham com a Autarquia tem ao seu dispor uma ferramenta que demonstra, de forma simples e intuitiva, quais os elementos a apresentar para cada procedimento e quais as regras de cada elemento (formato, tamanho, conteúdo e organização). Pretende-se garantir maior transparência e acesso à informação, garantir um nível superior de pedidos corretamente instruídos e diminuir as solicitações aos serviços da autarquia;
Uniformização dos pedidos em formato digital:
  • Com a utilização do construtor de processos digitais todos os pedidos são apresentados e organizados da mesma forma, produzida automaticamente pela aplicação. Não existem questões como o formato do ficheiro, nome do ficheiro ou organização das peças. Os requerentes e técnicos passam apenas a preocupar-se com a produção correta dos elementos, segundo as regras demostradas pela aplicação, tratando esta do resto do processo de organização;
Integração com os sistemas de informação:
  • A produção de um único ficheiro através do construtor permite uma automação superior com as aplicações internas de gestão ou visualização de processos digitais. O carregamento das peças em formato digital (que estão padronizadas dentro do ficheiro único resultante do uso do construtor) é realizado de forma automática para os sistemas internos, reduzindo de forma dramática o tempo de processamento em atendimento ou em backoffice;
Personalização e parametrização:
  • O construtor apresenta um nível elevado de personalização e parametrização, podendo tais tarefas serem executadas pelos técnicos internos das Autarquias. Tal facilidade permite uma maior rapidez na realização de alterações que sejam necessárias e uma total independência do fornecedor. Pretende-se uma ferramenta intuitiva também para os técnicos que a configuram, garantindo-se menores custos de manutenção e menor tempo de resposta face a necessidades de alterações.

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